Q1. 帳簿書類は何年間保存しておく必要がありますか？
A1. 帳簿書類の保存期間を知る前に、なぜ帳簿書類の保存が重要なのかを知っておく必要があります。
日々作成している営業日報や議事録・稟議書などの原資記録をはじめ請求書や領収書、会計帳簿は、事業活動を記録であり、第三者に対してその取引の実在性等を立証する為の証拠資料となるものです。
これらの帳簿種類等が整理保存されていないと次のような不都合が生じてきますので注意して下さい。
- 税務調査で自己の申告内容の適法性を証明できない。
- 消費税申告において仕入税額控除が受けられない。
- 帳簿書類の記録及び保存が税法に照らして正しく行われていない場合、青色申告の取消対象とされます。
- 会社の対外的な取引・契約に関して裁判等の法律上の争いが生じた場合、その自己の行為の経緯や正当性を立証するための証拠資料が提示できなくなる可能性があります。
帳簿書類の保存期間には、A企業独自に定める一般的な保存期間とB法令の規定による保存期間との２ 種類あります。
B.「法令の規定による保存期間」について
法令の規定による保存期間の代表的なものは次の通りです。
（同一の書類でも根拠法令により保存期間が異なります。
会社法
会社法では、総勘定元帳、売上帳、仕入帳、現金出納帳、固定資産台帳等の帳簿は10年間、請求書や領収書、棚卸表などの書類については7年間が保存期間と定められています。
税法
税法では、総勘定元帳、売上帳、仕入帳、現金出納帳、固定資産台帳、賃金台帳等の帳簿は7年間、貸借対照表や損益計算書、棚卸表などの決算関係書類も７年間、請求書や領収書、見積書、小切手控も7年間とほとんどの帳簿書類が7年間保存とされています。
（一部、納品書や送り状、出入庫表や報告書、検収書等の書類は5年間保存です。）
医師法
カルテの保存期間は5年です。（医師法第24条）
労働法
労働者名簿、賃金台帳、出勤簿の法定三帳簿や雇入れ・解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類は3年間保存。但し退職金債権の時効は５年間経過しないと消滅しませんので退職金に関する労務関係書類は退職金支払日後5年間は保存しておく必要があります。
また雇用保険被保険者の資格喪失手続書類は、法律では退職後4年間の保存ですが、トラブル回避を考慮すると7年間保存（離職後7年間経過すると職安での被保険者記録も抹消になる）が望ましいといえます。
※･･･決算申告書、定款、登記関係書類、許認可関係書類、不動産関係書類、各種届出書、重要な契約書、 株主名簿、就業規則や給与規程などの規定類などの重要書類は法定保存期間に関係なく永久保存すべきものとお考え下さい。
